מרכזיה וירטואלית היא מרכזיה לכל דבר אך שלא כמו המרכזיות שאפשר היה לראות בעבר שדרשו ציוד רב ומערכת כבדה שההפעלה שלה דרשה אנשי מקצוע שיגיעו למקום כל פעם, היום הכל וירטואלי. המשמעות של זה היא שאין צורך להיות תלויים באנשי מקצוע בכל צורך לשינוי וגם אין צורך לפנות מקום כדי להחזיק מרכזיה במקום. כמו כן אפשר לתכנת את המרכזיה בקלות רבה ואפילו לבד. המרכזיה יכולה להפנות שיחות לכל שלוחה שיש צורך להגיע אליה, היא יכולה להקליט את השיחות (חלקן או כולן) והיא יכולה להעביר מסרים בזמן שהמתקשרים מחכים לנציגי השירות.
היתרונות של המרכזיה
היתרונות של מרכזיה וירטואלית רבים ובוודאי כשמדובר בארגונים גדולים או עסקים עם עובדים רבים. בין היתרונות אפשר לראות:
- העברת הלקוח ליעד המבוקש לו במינימום מאמץ ומינימום שימוש בכוח אדם ומכאן חיסכון בזמן לטיפול בכל לקוח.
- הקלטת כל השיחות הנכנסות והיוצאות ומכאן שיפור השירות של החברה. הקלטת השיחות מאפשרת גם לשחזר נתונים להבהיר הסכמים אם יש צורך.
- אפשרות להקליט מידע או מבצעים אשר ימסרו למתקשרים כשהם ממתינים למענה. הודעה יכולה להיות קצרה מאד והמתקשרים יכולים להרוויח ממנה הרבה.
התקנת מרכזיה
התקנת מרכזיה וירטואלית מתבצעת על ידי חברה המתמחה בתחום. ההתקנה היא פעולה חד פעמית שלא אורכת זמן רב אך נעשית באופן מקצועי. החברה עצמה, הארגון או העסק, יכולים להשתמש בה ולשנות את התכונות שלה ללא בעיה. למשל, אם יש צורך לשנות את השלוחות, האנשים שמקבלים את השלוחה או את המלל שנאמר בעת ההתקשרות למקום, אפשר לעשות זאת גם לבד ללא צורך בהזמנת טכנאי. ההתקנה היא פעולה חד פעמית וכל השיחות המוקלטות יכולות להישמר על ענן מאובטח לשימוש עתידי.